Penyelenggaraan Sistem Pengurusan Penyelidikan (RMS)
Kementerian Pendidikan Tinggi • 12 Bulan • Unijaya Resources Sdn Bhd
PENYELENGGARAAN 12 BULAN
Jumlah Keseluruhan
RM 775,500
Kos penyelenggaraan setahun (12 bulan) merangkumi skop A, B1-B4, C dan D
Nilai Projek (Tanpa Lesen)
RM 3.4 Juta
Tidak termasuk lesen MySQL, Tableau & Talend; tanpa SST
Kadar Penyelenggaraan
19.8%
Kadar A-C sahaja berbanding kos projek selepas tolak lesen, perkhidmatan & latihan
Sistem Diliputi
5 + 8
5 subsistem RMS dalaman + 8 sistem integrasi pihak ketiga
Pecahan Kos Mengikut Kategori
A - Skop Kerja KeseluruhanRM 144,000 (18.6%)
B1 - Penyelenggaraan Pencegahan (PM)RM 40,000 (5.2%)
B2 - Penyelenggaraan Pembaikan (CM)RM 114,000 (14.7%)
B3 - Helpdesk & Sokongan OperasiRM 42,000 (5.4%)
B4 - Integrasi Pihak KetigaRM 77,000 (9.9%)
C - Skop Kerja UmumRM 108,500 (14.0%)
D - Perfective MaintenanceRM 250,000 (32.2%)
Sorotan Utama Cadangan
  • Penyelenggaraan pencegahan dilaksanakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun merangkumi patching, database optimization, backup dan pembersihan sistem secara menyeluruh
  • Penyelenggaraan pembaikan secara bulanan termasuk bug fixing, pemulihan data (data restore & recovery), troubleshooting dan User Acceptance Test (UAT)
  • Perkhidmatan helpdesk beroperasi 24 jam x 7 hari dengan mekanisme escalation automatik berdasarkan SLA yang dipersetujui bersama KPT
  • Penyelenggaraan integrasi dengan 8 sistem luaran pihak ketiga termasuk MyGRANTS, PPRN, MySitasi, MyRA, MyMoheS, eIPTS, eSIS dan JPN MyIdentity
  • Pengurusan 20 Virtual Machine (VM) di persekitaran produksi dan pembangunan merangkumi aplikasi, pangkalan data, integrasi, storan dan visualisasi
  • Termasuk perkhidmatan vulnerability assessment, pemulihan bencana (DR) dan pemindahan kepakaran teknikal (knowledge transfer) kepada pasukan baharu
Seksyen A - Skop Kerja Keseluruhan Projek merangkumi perkhidmatan pengurusan penyelenggaraan dan sokongan teknikal bagi keseluruhan RMS termasuk lima (5) subsistem utama (SPID, EPS, IPL, Repositori dan Dashboard), pengintegrasian dengan lapan (8) sistem pihak ketiga, serta penyelenggaraan 20 Virtual Machine di persekitaran produksi dan pembangunan.
A - Skop Kerja Keseluruhan Projek
RM 144,000
BilPerkaraKekerapanHarga/UnitJumlah (RM)
1Perkhidmatan pengurusan penyelenggaraan dan sokongan teknikal bagi keseluruhan RMS meliputi subsistem SPID, EPS, IPL, Repositori RMS dan Dashboard RMS12 bulan5,00060,000
2Perkhidmatan penyelenggaraan pengintegrasian RMS dengan 8 sistem pihak ketiga iaitu MyGRANTS, PPRN, MySitasi, MyRA, MyMoheS, eIPTS, eSIS dan JPN MyIdentity12 bulan3,50042,000
3Penyelenggaraan Virtual Machine (VM) RMS melibatkan 10 VM produksi dan 10 VM pembangunan merangkumi VM aplikasi, pangkalan data, integrasi, storan fail dan visualisasi12 bulan3,50042,000
Jumlah Kecil A - Skop Kerja Keseluruhan144,000
Seksyen B1 - Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) dilaksanakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun atau mengikut keperluan. Tujuannya adalah untuk memastikan prestasi dan penggunaan sistem pada tahap optimum dengan penggunaan tidak melebihi 70% kapasiti sedia ada. Skop meliputi pemeriksaan berkala, pengemaskinian (patching), pengurusan pangkalan data, pelaksanaan backup, pembersihan fail sementara, pengujian integrasi dan penyediaan dokumentasi lengkap yang disahkan oleh KPT.
B1 - Penyelenggaraan Pencegahan
RM 40,000
BilPerkaraKekerapanHarga/UnitJumlah (RM)
1Pemeriksaan berkala, pengemaskinian sistem (patching anti-virus/malware & akses pengguna), database optimization & indexing, pelaksanaan backup (aplikasi & pangkalan data), pembersihan fail sementara/log/cache, pengujian integrasi submodul (system bind & API) serta penyediaan dokumentasi kerja dan laporan4x / tahun10,00040,000
2Pematuhan prosedur kerja PM: Borang PM, Laporan PM (4x/tahun, disahkan KPT), Manual PM, Jadual Pelaksanaan (maklum 2 minggu lebih awal), Laporan Capacity Planning (min. 1x/tahun), senarai kakitangan berkemahiran tinggiTermasuk-
Jumlah Kecil B1 - Penyelenggaraan Pencegahan40,000
Seksyen B2 - Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance) dilaksanakan secara bulanan meliputi pembaikan dan pengemaskinian ralat (bug fixing), pemulihan data, pengujian diagnosis, pelaksanaan UAT dan penyediaan dokumentasi. Aduan dikategorikan berdasarkan Service Level Agreement (SLA) seperti di Lampiran A1.
B2 - Penyelenggaraan Pembaikan
RM 114,000
BilPerkaraKekerapanHarga/UnitJumlah (RM)
1Pembaikan dan pengemaskinian ralat (bug fixing & update), pemulihan data (data restore & recovery), pelaksanaan pengujian diagnosis dan troubleshooting, User Acceptance Test (UAT) serta dokumentasi kerja dan laporan bulanan12 bulan9,500114,000
2Pematuhan prosedur kerja CM: Borang CM (no. log, tarikh/masa, tindakan, tandatangan & cop rasmi), Laporan CM bulanan (disahkan KPT), Manual CM, khidmat nasihat teknikal dan penyelesaian bugs/error sepanjang tempoh lantikan berdasarkan aduan/insidenTermasuk-
Jumlah Kecil B2 - Penyelenggaraan Pembaikan114,000
Seksyen B3 - Helpdesk & Sokongan Operasi merangkumi dua komponen: (1) Pengurusan aduan melalui sistem Helpdesk RMS bagi membolehkan pengguna melaporkan sebarang aduan; dan (2) Pengendalian meja bantuan secara 24x7 yang mampu merekod aduan, memantau status pembaikan, melaksanakan escalation kepada pasukan projek berdasarkan SLA, serta memberi khidmat nasihat dan panduan lengkap kepada pengguna.
B3 - Helpdesk & Sokongan Operasi
RM 42,000
BilPerkaraKekerapanHarga/UnitJumlah (RM)
1Pengurusan aduan melalui sistem Helpdesk RMS bagi membolehkan pengguna melaporkan sebarang aduan berkaitan Sistem RMS secara bersepadu12 bulan3,50042,000
2Pengendalian meja bantuan (helpdesk) Sistem RMS secara 24x7: merekodkan semua aduan dan memantau status pembaikan, membuat escalation kepada pasukan projek berdasarkan SLA, serta memberi khidmat nasihat, panduan dan cadangan lengkap kepada pengguna12 bulan--
Jumlah Kecil B3 - Helpdesk & Sokongan Operasi42,000
Seksyen B4 - Integrasi Pihak Ketiga merangkumi pengurusan, pemantauan dan pembaikan sambungan (integrasi) antara Sistem RMS dengan sistem luaran sedia ada. Termasuk pengurusan API dan pangkalan data bersama pihak ketiga, pemantauan keselamatan integrasi, serta pengurusan aduan atau insiden integrasi bagi memastikan kesinambungan data berjalan lancar di Portal SPID RMS.
B4 - Integrasi Pihak Ketiga
RM 77,000
BilPerkaraKekerapanHarga/UnitJumlah (RM)
1Pengurusan, pemantauan dan pembaikan sambungan integrasi antara Sistem RMS dengan sistem luaran, termasuk pengurusan API dan pangkalan data bersama pihak ketiga12 bulan2,50030,000
2Penyediaan penyelenggaraan bersama pihak ketiga meliputi tanggungan kos dan khidmat nasihat teknikal1 kali15,00015,000
3Penyelenggaraan integrasi: penyelenggaraan API dan user interface, pemantauan keselamatan integrasi (termasuk menghentikan integrasi jika pencerobohan), serta pengurusan aduan/insiden integrasi4x / tahun8,00032,000
Jumlah Kecil B4 - Integrasi Pihak Ketiga77,000
Seksyen C - Skop Kerja Umum merangkumi aspek keselamatan ICT (vulnerability assessment), pengurusan penyelenggaraan hasil pengujian prestasi, pemulihan bencana (Disaster Recovery), penambahbaikan kecil kepada subsistem, penambahbaikan UI, pengujian sistem dan pemindahan kepakaran teknikal daripada pasukan lama kepada pasukan penyelenggara baharu.
C - Skop Kerja Umum
RM 108,500
BilPerkaraKos (RM)
1Pematuhan dasar keselamatan ICT: pemeriksaan berkala, vulnerability assessment dan pengemaskinian RMS bagi mengekalkan integriti, kerahsiaan dan ketersediaan sistem12,500
2Pengurusan penyelenggaraan hasil pengujian prestasi/keselamatan yang dijalankan oleh mana-mana pihak12,000
3Pengurusan penyelenggaraan RMS bagi perkhidmatan pemulihan bencana (Disaster Recovery)10,000
4Penambahbaikan kecil kepada subsistem sedia ada: penambahan medan, perubahan label, kriteria carian, senarai semak dokumen muat naik/turun dan aliran kerja20,000
5Penambahbaikan paparan dan susun atur RMS (user interface)15,000
6Pengujian sistem dan pengujian pengguna selepas kerja baik pulih atau penggantian7,000
7Pemindahan kepakaran teknikal, dokumentasi dan operasi (4 sesi) bagi memastikan kesinambungan perkhidmatan dan pemahaman kod sumber32,000
Jumlah Kecil C - Skop Kerja Umum108,500
Seksyen D - Perfective Maintenance merangkumi pengurusan pemindahan kepakaran teknikal, dokumentasi dan operasi daripada pembangun atau pasukan lama kepada pasukan penyelenggara baharu Sistem RMS. Ini bagi memastikan kesinambungan perkhidmatan, pemahaman mendalam tentang kod sumber, dan kecekapan menyelesaikan isu teknikal (maintenance).
D - Perfective Maintenance
RM 250,000
BilPerkaraKekerapanHarga/UnitJumlah (RM)
1Pengurusan pemindahan kepakaran teknikal, dokumentasi dan operasi daripada pembangun atau pasukan lama kepada pasukan penyelenggara baharu Sistem RMS. Ini bagi memastikan kesinambungan perkhidmatan, pemahaman mendalam tentang kod sumber, dan kecekapan menyelesaikan isu teknikal (maintenance)1250,000250,000
Jumlah Kecil D - Perfective Maintenance250,000
Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) dilaksanakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun atau mengikut keperluan. Tujuan utama adalah untuk memastikan prestasi dan penggunaan sistem sentiasa pada tahap optimum, dengan penggunaan sumber tidak melebihi 70% kapasiti sedia ada.
Skop Kerja PM (Minimum 4x / Tahun)
  • Pemeriksaan berkala bagi memastikan prestasi dan penggunaan sistem pada tahap yang optimum. Penggunaan tidak melebihi 70% kapasiti sedia ada pada setiap masa
  • Pengemaskinian sistem (patching) meliputi mengemaskini anti-virus/anti-malware dan menyemak serta mengemaskini akses pengguna bagi mengurangkan risiko keselamatan
  • Pengurusan pangkalan data: melaksanakan database optimization, indexing dan pembersihan data bagi meningkatkan prestasi dan kelajuan capaian sistem
  • Pelaksanaan backup sistem secara menyeluruh meliputi kedua-dua aplikasi dan pangkalan data
  • Pembersihan fail sementara (temporary files), log lama dan cache yang tidak diperlukan bagi mengoptimumkan ruang storan
  • Pengujian integrasi bagi setiap submodul RMS termasuk system bind dan API bagi memastikan semua sambungan berfungsi dengan sempurna
  • Penyediaan dokumentasi kerja dan laporan penyelenggaraan pencegahan (4 kali setahun) yang lengkap dan disahkan
Pematuhan kepada prosedur kerja PM memastikan setiap aktiviti penyelenggaraan pencegahan didokumentasikan dengan lengkap, dirancang mengikut jadual, dan disahkan oleh Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT).
Prosedur Pematuhan PM
  • Mengemukakan Borang Penyelenggaraan Pencegahan selepas selesai penyelenggaraan sebagai bukti kerja telah dilaksanakan sepenuhnya
  • Menyediakan Laporan PM sekurang-kurangnya 4 kali setahun, disahkan oleh KPT
  • Menyediakan Manual PM bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan
  • Menyediakan Jadual Pelaksanaan dan memaklumkan kepada KPT dua (2) minggu lebih awal
  • Memaklumkan pengguna sistem dan KPT sekiranya memerlukan system shutdown atau down time
  • Menyediakan Laporan Capacity Planning sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun
  • Menyediakan senarai kakitangan berkemahiran tinggi, disahkan oleh KPT
  • Mematuhi prosedur PM dan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas sebarang kerosakan akibat penyelenggaraan
Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance) dilaksanakan secara bulanan dan bersifat reaktif. Skop kerja merangkumi pembaikan bugs, pemulihan data, pengujian diagnosis dan pelaksanaan UAT sebelum sebarang pembaikan dilancarkan ke persekitaran produksi.
Skop Kerja CM (Bulanan)
  • Pembaikan dan pengemaskinian ralat (bug fixing & update): mengenal pasti, merekod dan memperbaiki sebarang ralat pada Sistem RMS
  • Pemulihan data (data restore & recovery): memulihkan data yang rosak atau hilang
  • Pelaksanaan pengujian diagnosis dan jalan penyelesaian (troubleshooting & solution)
  • User Acceptance Test (UAT): memastikan pembaikan memenuhi keperluan sebelum dilancarkan ke produksi
  • Penyediaan dokumentasi kerja dan laporan secara bulanan
Prosedur pematuhan CM memastikan setiap aduan dan insiden direkodkan, dilaporkan dan disahkan dengan lengkap. Borang CM mesti mengandungi nombor log aduan, tarikh dan masa, penerangan masalah, tindakan pembetulan, tandatangan dan cop rasmi.
Prosedur Pematuhan CM
  • Mengemukakan Borang CM bagi setiap perkhidmatan CM berdasarkan rekod aduan/insiden
  • Menyediakan Laporan CM setiap bulan, disahkan oleh KPT
  • Menyediakan Manual CM bagi setiap aktiviti pembaikan
  • Memberi nasihat, panduan dan cadangan penyelesaian lengkap mengenai insiden/pembaikan
  • Menyediakan kakitangan berkemahiran tinggi yang mencukupi
  • Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas sebarang kerosakan akibat penyelenggaraan
  • Khidmat nasihat teknikal bagi pemulihan dengan kaedah implikasi rendah kepada sistem sedia ada
  • Borang CM lengkap: no. log, tarikh/masa diterima, tarikh/masa selesai, penerangan masalah, tindakan pembetulan, tandatangan & cop rasmi
  • Aduan boleh dikemukakan menerusi mesyuarat, emel, panggilan telefon atau media sosial. Dikategorikan berdasarkan SLA Lampiran A1
Perkhidmatan Helpdesk & Sokongan Operasi beroperasi 24 jam x 7 hari bagi memastikan sebarang aduan berkaitan Sistem RMS dapat direkodkan, dipantau dan diselesaikan mengikut SLA yang dipersetujui.
Sistem Helpdesk RMS
RM 42,000/thn
  • Sistem Helpdesk RMS bagi membolehkan pengguna melaporkan sebarang aduan berkaitan Sistem RMS
  • Merekodkan semua aduan dan menguruskan serta memantau status pembaikan
  • Platform pelaporan aduan yang mudah diakses oleh semua pengguna RMS di KPT
Meja Bantuan 24x7
Termasuk
  • Pengendalian meja bantuan (helpdesk) Sistem RMS secara 24 jam x 7 hari
  • Membuat escalation kepada pasukan projek sekiranya tiada tindakan diambil berdasarkan SLA
  • Memberi khidmat nasihat, panduan dan cadangan lengkap kepada pengguna
Skop Kerja Umum (Seksyen C) merangkumi aspek keselamatan ICT, pengujian prestasi, pemulihan bencana, penambahbaikan sistem dan pemindahan kepakaran teknikal bagi memastikan kesinambungan perkhidmatan RMS.
C - Skop Kerja Umum
RM 108,500
BilPerkaraKos (RM)
1Pematuhan dasar keselamatan ICT: vulnerability assessment dan pengemaskinian berterusan12,500
2Pengurusan penyelenggaraan hasil pengujian prestasi/keselamatan12,000
3Perkhidmatan pemulihan bencana (Disaster Recovery)10,000
4Penambahbaikan kecil: medan, label, kriteria carian, dokumen dan aliran kerja20,000
5Penambahbaikan paparan dan susun atur RMS (user interface)15,000
6Pengujian sistem dan pengujian pengguna selepas kerja baik pulih atau penggantian7,000
7Pemindahan kepakaran teknikal, dokumentasi dan operasi (4 sesi)32,000
Jumlah Kecil C - Skop Kerja Umum108,500
Penyelenggaraan Virtual Machine (VM) melibatkan sejumlah 20 VM: 10 VM di persekitaran produksi dan 10 VM di persekitaran pembangunan. Setiap persekitaran terdiri daripada VM aplikasi (4), pangkalan data/storan (3), integrasi (1), storan fail (1) dan visualisasi/dashboard (1). Kos penyelenggaraan adalah RM 3,500 sebulan merangkumi kedua-dua persekitaran.
Persekitaran Produksi - 10 VM
BilJenis Virtual MachineKuantiti
1VM Aplikasi4 VM
2VM Pangkalan Data (Storan)3 VM
3VM Integrasi1 VM
4VM Storan Fail1 VM
5VM Visualisasi (Dashboard)1 VM
Persekitaran Pembangunan - 10 VM
BilJenis Virtual MachineKuantiti
1VM Aplikasi4 VM
2VM Pangkalan Data (Storan)3 VM
3VM Integrasi1 VM
4VM Storan Fail1 VM
5VM Visualisasi (Dashboard)1 VM
Kos: RM 3,500/bulan x 12 bulan = RM 42,000/tahun merangkumi kedua-dua persekitaran produksi dan pembangunan.
Pengintegrasian RMS melibatkan sambungan dengan lapan (8) sistem luaran sedia ada bersama pihak ketiga. Penyelenggaraan ini memastikan kesinambungan data berjalan lancar di Portal SPID RMS menerusi pengurusan API, pangkalan data dan pemantauan keselamatan integrasi.
8 Sistem Integrasi Pihak Ketiga
BilSistemNama Penuh
1MyGRANTSResearch Grant Management System
2PPRNPublic Private Research Network System
3MySitasiSistem dan Repositori Penerbitan Ilmiah Malaysia
4MyRAMalaysia Research Assessment Instrument System
5MyMoheSMinistry of Higher Education Malaysia System
6eIPTSSistem Institusi Pendidikan Tinggi Swasta
7eSISStaff Information System JPPKK
8JPN MyIdentityJPN MyIdentity
Sistem RMS terdiri daripada lima (5) subsistem utama yang diselenggarakan di bawah kontrak ini. Setiap subsistem mendapat perkhidmatan pengurusan penyelenggaraan dan sokongan teknikal secara bulanan.
5 Subsistem Utama RMS
BilSubsistemKeterangan
1SPIDSistem Pengurusan ID
2EPSEducation Policy Studies
3IPLGeran Kerjasama Industri dan Pihak Luar
4Repositori RMSRepositori utama penyimpanan data penyelidikan
5Dashboard RMSDashboard pengurusan dan visualisasi data
Service Level Agreement (SLA) menetapkan tahap perkhidmatan yang dipersetujui antara Unijaya Resources dan Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT). Aduan dikategorikan berdasarkan empat (4) tahap keutamaan dengan masa respons dan penyelesaian yang berbeza. Aduan boleh dikemukakan menerusi mesyuarat, emel, panggilan telefon atau media komunikasi lain termasuk media sosial.
SLA - Kategori Aduan & Masa Penyelesaian
KeutamaanKeteranganMasa ResponsMasa Selesai
KritikalSistem tidak boleh diakses sepenuhnya atau kehilangan data kritikal≤ 1 jam≤ 4 jam
TinggiFungsi utama terjejas atau ralat kritikal pada modul penting≤ 2 jam≤ 8 jam
SederhanaFungsi terjejas tetapi sistem masih boleh beroperasi≤ 4 jam≤ 3 hari
RendahPermintaan penambahbaikan kecil atau pertanyaan teknikal≤ 1 hari≤ 5 hari
Prosedur Pelaporan & Escalation
  • Aduan dikemukakan menerusi mesyuarat, emel, panggilan telefon atau media komunikasi lain termasuk media sosial
  • Escalation automatik kepada pasukan projek sekiranya tiada tindakan diambil berdasarkan SLA
  • Borang CM mesti mengandungi nombor log, tarikh/masa diterima, tarikh/masa selesai, penerangan masalah, tindakan pembetulan, wakil syarikat dan pengesahan KPT bertandatangan beserta cop rasmi
  • Laporan CM disediakan setiap bulan, disahkan oleh KPT
Nota: SLA terperinci merujuk kepada Lampiran A1 dalam dokumen asal.
Justifikasi Harga Penyelenggaraan: Kos projek yang diambil kira bagi pengiraan kadar penyelenggaraan adalah RM 2,653,397.39 selepas menolak lesen, perkhidmatan dan latihan daripada nilai projek keseluruhan RM 4,672,481.74 (dengan SST). Kadar penyelenggaraan bagi Seksyen A hingga C adalah 19.8%, manakala Seksyen D (Perfective Maintenance) adalah tambahan berasingan yang tidak termasuk dalam pengiraan kadar tersebut.
Pengiraan Kadar Penyelenggaraan
Nilai Projek Keseluruhan (dengan SST)RM 4,672,481.74
Tolak: Lesen, Perkhidmatan & LatihanRM 2,019,084.35
Kos Projek Yang Diambil KiraRM 2,653,397.39
Cadangan Kos Penyelenggaraan A-C (12 bulan)RM 525,500
Kadar = RM 525,500 ÷ RM 2,653,397.3919.8%
Tambahan: D - Perfective MaintenanceRM 250,000
Jumlah Keseluruhan (A-D)RM 775,500
Justifikasi & Kelebihan Utama
  • Kadar penyelenggaraan (A-C) hanya 19.8% daripada kos projek yang diambil kira, di bawah 25%
  • Seksyen D (Perfective Maintenance) adalah tambahan berasingan dan tidak termasuk dalam pengiraan kadar penyelenggaraan projek sebelumnya
  • Meliputi pengurusan 20 VM (produksi & pembangunan), integrasi 8 sistem pihak ketiga serta 5 subsistem RMS dalaman
  • Termasuk perkhidmatan tambahan: vulnerability assessment, pemulihan bencana (DR), penambahbaikan UI dan knowledge transfer
Kesimpulan: Kadar penyelenggaraan Seksyen A-C adalah 19.8% daripada kos projek yang diambil kira (RM 2,653,397.39), di bawah 25%. Seksyen D (Perfective Maintenance) bernilai RM 250,000 adalah tambahan berasingan. Jumlah keseluruhan A-D: RM 775,500, merangkumi sokongan 24x7, pengurusan 20 VM, integrasi 8 sistem pihak ketiga, pemulihan bencana, vulnerability assessment dan perfective maintenance.